Reisekosten aus Steuersicht

Kosten für Dienstreisen sind absetzbar. Darunter sind Fahrtkosten zu verstehen (Kilometergeld, Bahn- oder Flugtickets, Taxirechnungen), der Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern sowie Nächtigungskosten.

Tipp

Aufwendungen für die Dienstreisen können nur dann bei der Arbeitnehmer:innenveranlagung geltend gemacht werden, wenn der:die Arbeitgeber:in diese nicht oder nicht in voller Höhe ausbezahlt hat.

Kilometergeld

Die Höhe des Kilometergeldes ist abhängig vom genutzten Verkehrsmittel:

	bis 31.12.2024	von 1.1.2025 bis 30.6.2025	ab 1.7.2025
PKW	0,42 Euro	0,50 Euro	0,50 Euro
PKW zusätzlich pro mitfahrender Person	0,05 Euro	0,15 Euro	0,15 Euro
Motorrad	0,24 Euro	0,50 Euro	0,25 Euro
Fahrrad	0,38 Euro	0,50 Euro	0,25 Euro

Auch wenn Sie die Wegstrecke für eine Dienstreise zu Fuß zurücklegen, kann dafür ein Kilometergeld geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass die zurückgelegte Wegstrecke zumindest 2 Kilometer beträgt. Ab 2025 genügt bereits eine Wegstrecke von einem Kilometer. Erfüllen Sie diese Voraussetzung, können Sie generell 0,38 Euro pro Kilometer geltend machen.

Das Kilometergeld deckt sämtliche Kosten, die gewöhnlich mit der Nutzung des Fahrzeugs verbunden sind, ab. Bei einem PKW sind das insbesondere:

Absetzung für Abnutzung,
Treibstoff (Benzin, Diesel, Strom, etc) und Öl,
Service- und Reparaturkosten auf Grund des laufenden Betriebes,
Zusatzausrüstungen,
Maut, Autobahnvignette, Parkgebühren,
Versicherungen,
Mitgliedsbeiträge bei Automobilclubs,
Finanzierungskosten

Um das Kilometergeld bei der Arbeitnehmer:innenveranlagung steuerlich abzusetzen, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, das Folgendes enthalten muss:

Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
Datum der Reise
Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt
Zahl der gefahrenen Kilometer
Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
Reiseweg
Zweck der Dienstreise
Unterschrift des Dienstreisenden

Achtung!

Das Kilometergeld für PKW und Motorrad kann für höchstens 30.000 Kilometer oder mit 15.000 Euro jährlich abgesetzt werden. Das Kilometergeld für die Nutzung eines Fahrrades kann bis 2024 für bis zu 1.500 Kilometer (d.h. 570 Euro pro Jahr) abgesetzt werden. Ab 2025 kann das Kilometergeld für ein Fahrrad für bis zu 3.000 Kilometer jährlich geltend gemacht werden.

Fahrtkosten bei öffentlichen Verkehrsmitteln

Nutzen Sie für Ihre Dienstreise ein öffentliches Verkehrsmittel, können Sie dafür folgende Kosten absetzen:

Wenn Sie einen Einzelfahrschein für die konkrete Dienstreise kaufen, können Sie dafür die tatsächlichen Kosten geltend machen.
Nutzen Sie jedoch eine privat gekaufte Jahreskarte (z.B. ein Klimaticket) für Dienstreisen, dann können Sie den Preis, den Sie für die Einzelfahrt mit dem günstigsten öffentlichen Verkehrsmittel zahlen müssten, steuerlich absetzen. Das könnte z.B. ein ÖBB-Ticket in der 2. Klasse, nicht jedoch Sparschiene, sein.
Die maximal absetzbaren Kosten bei einer privat gekauften Jahreskarte sind mit den Kosten begrenzt, die Sie selbst für die Jahreskarte aufgewendet haben. Haben Sie einen steuerfreien Zuschuss von Ihrem:Ihrer Arbeitgeber:in für die Jahreskarte erhalten, kürzt dieser Zuschuss die maximal absetzbaren Kosten. Für tatsächlich gekaufte Einzelfahrscheine gibt es keine Begrenzung.

Beispiel

Katharina hat sich privat ein Klimaticket im Wert von 1.400 Euro gekauft. Ihr/e Arbeitgeber:in hat ihr dafür einen steuerfreien Zuschuss in Höhe von 800 Euro bezahlt. Sie nutzt die Karte auch für Dienstreisen. Die Summe der fiktiven Kosten der Einzelfahrscheine für diese Dienstreisen beträgt 950 Euro im Jahr. Da sie aber nur 600 Euro selbst bezahlt hat (1.400 Euro – 800 Euro steuerfreier Zuschuss), kann sie nur 600 Euro als Reisekosten geltend machen.

Tagesgelder im Inland

Das Taggeld kann nur dann geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise über den örtlichen Nahbereich (25 Kilometer) hinausgeht. Pro Tag können ab 2025 höchstens 30 Euro bzw. 2,50 Euro pro angefangener Stunde der Dienstreise steuermindernd geltend gemacht werden. Die Dienstreise muss jedoch mindestens drei Stunden dauern. Bis 2024 betrug das Taggeld 26,40 täglich bzw. 2,20 Euro pro angefangener Stunde.

Wird ein Mittag- oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, ist vom Taggeld ein Betrag von 15 Euro pro bezahltem Essen (bis 2024: 13,20 Euro) abzuziehen.

Taggelder können Sie jedoch nicht geltend machen, wenn ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Bei einer durchgehenden oder regelmäßigen (einmal wöchentlich) Dienstverrichtung an einem anderen Ort ist das nach 5 Tagen der Fall. Nach dieser Anlauffrist darf der Einsatzort für mindestens sechs Monate nicht mehr aufgesucht werden, um für diesen Ort wieder das Taggeld geltend machen zu können. Bei unregelmäßigen Dienstreisen können für den Einsatzort für 15 Tage im Kalenderjahr geltend gemacht werden.

Auch ein Fahrzeug kann den Mittelpunkt einer Tätigkeit bilden, wenn die Tätigkeit regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich ausgeführt wird, auf gleichbleibenden Routen erfolgt oder innerhalb eines Linien- oder Schienennetzes ausgeführt wird, z. B. bei Straßendiensten auf Autobahnen, die regelmäßig den selben Abschnitt warten, oder bei Zustellern mit fixen Routen.

Nächtigungsgelder im Inland

Für Nächtigungen im Inland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder pauschal 17 Euro pro Nacht (bis 2024: 15 Euro) geltend gemacht werden. Die Nächtigung muss durch die Angabe des Unterkunftsgebers nachgewiesen werden.

Steht für die Nächtigung eine Unterkunft zur Verfügung (z.B. Schlafkabine bei LKW-Fahrer:innen), sind entweder die tatsächlichen Aufwendungen (Frühstück, Benützung eines Bades auf Autobahnstationen) oder pauschal 4,50 Euro (bis 2024: 4,40 Euro) im Inland bzw. 5,85 Euro im Ausland pro Nächtigung absetzbar.

Tagesgelder im Ausland

Die Auslandtagesgelder werden mit dem Höchstsatz der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt. Dieser variiert je nach Land und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden (siehe Infobox rechts). Die vollen Taggelder gelten jeweils für 24 Stunden.

Wird ein Mittag- und Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, kann nur mehr ein Drittel des Auslandtagesgeldes geltend gemacht werden. Bei Erhalt von nur einem Essen wird das Auslandstagesgeld nicht gekürzt.

Nächtigungsgelder im Ausland

Für Nächtigungen im Ausland können mit Beleg die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück oder die höchste Stufe der Auslandsreisesätze für Bundesbedienstete berücksichtigt werden. Diese variiert je nach Land und kann in der Broschüre "Steuer sparen" nachgelesen werden.