Künstliche Intelligenz am Arbeitsplatz nutzen: Was erlaubt ist – und was nicht

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KI kann im Berufsalltag Zeit sparen und die Arbeit erleichtern – aber sie birgt auch Risiken. Erfahre, wie du KI-Tools wie ChatGPT sicher und rechtskonform bei der Arbeit nutzen kannst – und was du unbedingt beachten musst.

Texte analysieren, Zusammenfassungen schreiben, Daten auslesen: Die Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) im Arbeitsalltag sind vielfältig. Doch ist KI wirklich ein Wundermittel, um sich die Arbeit zu erleichtern? Und welche rechtlichen Risiken bringt ihre Nutzung am Arbeitsplatz mit sich? In diesem Beitrag erfährst du, was beim Einsatz von KI in der Arbeitswelt erlaubt ist – und worauf du unbedingt achten solltest.

Was ist Künstliche Intelligenz (KI) überhaupt?

So funktionieren ChatGPT, Claude & Co. im Arbeitskontext

Wenn von KI gesprochen wird, dann ist im üblichen Arbeits- und Büroumfeld meist von textbasierten Modellen wie ChatGPT, Claude oder Copilot die Rede. Diese Computerprogramme wurden mit riesigen Mengen an Texten trainiert – darunter Bücher, Artikel, Chats und mehr. Dadurch lernen sie, wie Menschen schreiben und sprechen. 

Wenn du ihnen schriftlich eine Frage stellst, geben sie auf Basis dieses Wissens eine passende Antwort – meist die, die statistisch am wahrscheinlichsten ist. KI erkennt Muster in Sprache, denkt aber nicht wie ein Mensch. Kurz gesagt: Sie ist gut im Reden und Schreiben – aber kein echter Mensch und auch nicht allwissend. 

Wo wird KI heute schon im Arbeitsalltag eingesetzt?

Typische KI-Anwendungen in Büro, Industrie und Dienstleistung 

KI wird heute in vielen Arbeitsbereichen eingesetzt. Hier ein Überblick über typische Anwendungen in verschiedenen Branchen:

• Büro & Verwaltung: KI hilft bei der Texterstellung, Datenanalyse, Terminplanung oder E-Mail-Beantwortung. Programme wie Chatbots oder automatische Übersetzungen sparen Zeit im Alltag.
• Handel: Im Onlinehandel analysiert KI beispielsweise das Kaufverhalten von Kunden und optimiert die Lagerhaltung. Auch Kassen mit Bilderkennung oder automatische Preisupdates nutzen KI.
• Industrie: In der Produktion überwacht KI Maschinen, erkennt frühzeitig Fehler und hilft bei der Qualitätskontrolle. Roboter mit KI übernehmen einfache oder gefährliche Arbeiten.
• Dienstleistungen: In Callcentern beantworten KI-Systeme erste Kundenanfragen. Auch bei der Terminvergabe, Angebotsberechnung oder im Marketing (z. B. Werbung) ist KI im Einsatz.
• Medizin & Pflege: KI unterstützt bei Diagnosen, erkennt Muster in Röntgenbildern oder Laborwerten und hilft beim Planen von Behandlungen. In der Pflege kann sie Bewegungsabläufe analysieren oder an Medikamentengaben erinnern. 

Darf ich KI-Tools einfach so bei der Arbeit nutzen?

Was erlaubt ist – und wann du deinen Arbeitgeber fragen solltest

Grundsätzlich darfst du KI an deinem Arbeitsplatz verwenden – sofern dein Arbeitgeber kein Verbot ausgesprochen hat. Als Arbeitnehmer:in bist du dazu verpflichtet, deine Arbeitsleistung persönlich zu erbringen. Welche Hilfsmittel du dafür nutzt, bleibt grundsätzlich dir überlassen. Ein solches Hilfsmittel kann auch die KI sein. Sie darf aber nicht deine höchstpersönliche Arbeitspflicht ersetzen.

Aber Achtung: Beachte unbedingt die innerbetrieblichen Regelungen dazu! Viele Unternehmen haben inzwischen eigene Nutzungsregeln für die Verwendung von KI-Tools erstellt. Frage im Zweifelsfall bei deiner:m Vorgesetzten nach.

Arbeitgeber können im Rahmen ihres Weisungsrechts den Einsatz bestimmter Arbeitsmittel, einschließlich KI-Tools, anordnen. Sie sind dann verpflichtet, ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI zu schulen.    

Datenschutz bei KI: Welche Informationen darf ich nicht eingeben?

So schützt du sensible Daten im Umgang mit Künstlicher Intelligenz

Gib auf keinen Fall vertrauliche Informationen, personenbezogenen Daten oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse in ein öffentliches KI-Tool ein! Viele KI-Systeme nutzen diese Daten für das Training ihrer Modelle. Sie speichern und analysieren die Daten also – und zudem ist nicht immer bekannt oder sicher, wo sie am Schluss landen. Stell dir sensible Daten wie Betriebseigentum vor. Frage im Zweifel vor der Nutzung beim Arbeitgeber nach.

Manche Firmen haben bereits eigene KI-Systeme für die Inhouse-Nutzung entwickelt. Beachte in jedem Fall die Richtlinien zur Nutzung von KI-Tools an deinem Arbeitsplatz. Sollte es keine klaren Regelungen zur Verwendung von KI geben, wende dich an den Betriebsrat. Er kann sich für transparente Richtlinien einsetzen.

Tipp: Verwende für KI-Anfragen möglichst allgemeine Formulierungen ohne Namen, Kundendaten oder vertrauliche Inhalte. Nutze – falls vorhanden – interne KI-Lösungen deines Betriebs. 

Kann mein Arbeitgeber mir den Einsatz von KI verbieten?

Was ein KI-Verbot für Arbeitnehmer:innen bedeutet

Ja, Firmen können ihren Mitarbeiter:innen untersagen, KI-Tools für ihre Arbeit zu nutzen. Ist das an deinem Arbeitsplatz der Fall, solltest du dich unbedingt daran halten: Verwendest du trotz Verbot KI für deine Arbeit, kann das arbeitsrechtliche Konsequenzen für dich haben – bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Schadenersatzforderungen. 

Welche Rolle hat der Betriebsrat beim Thema KI?

Mitbestimmung und Schutz durch Betriebsvereinbarungen

Wenn Unternehmen KI-Tools für ihre Mitarbeitenden einführen wollen, müssen sie den Betriebsrat umfassend darüber informieren. Meist muss dann auch der Betriebsrat per Betriebsvereinbarung zustimmen. Darin werden die Mindeststandards über die Nutzung von KI zu beruflichen Zwecken geregelt. Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte müssen geschützt werden, da KI-Systeme auch zur Mitarbeiterüberwachung eingesetzt werden können.

Fazit: KI am Arbeitsplatz gezielt und sicher nutzen

Chancen nutzen – Risiken vermeiden

KI kann den Arbeitsalltag vereinfachen und neue Möglichkeiten eröffnen – birgt aber auch Risiken. Wer sie im Job nutzt, sollte die Chancen kennen, aber auch Regeln und Grenzen beachten. Der verantwortungsvolle Umgang mit Daten und klare innerbetriebliche Vorgaben sind dabei entscheidend. Beschäftigte sollten sich daher aktiv informieren, welche Regeln für den KI-Einsatz an ihrem Arbeitsplatz gelten. Und kontrolliere immer das Ergebnis, denn auch KI ist nicht fehlerlos.

Bei Fragen zum Thema KI und Arbeitsrecht helfen dir die AK Expert:innen gern weiter.

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